Onderbouwing achteraf van vaste onkostenvergoedingen met andere kosten niet toegestaan

Betaalt u aan uw werknemers een vaste onkostenvergoeding? Dan moet u deze vooraf duidelijk specificeren. Het is volgens de rechter niet toegestaan om achteraf andere kosten aan te voeren om de vaste onkostenvergoeding te onderbouwen.

Veel werkgevers werken met een vaste onkostenvergoeding. Dat is makkelijk en vrijgesteld voor de loonheffingen. U moet dan wel de opbouw van de vergoedingen per kostencategorie naar aard en geschatte hoogte van de kosten specificeren. Op verzoek van de inspecteur moet u steekproefsgewijs een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten uitvoeren. Uw specificatie vooraf wordt streng beoordeeld; dat blijkt wel uit de volgende uitspraak.

Praktijksituatie

Een metselbedrijf betaalde sinds jaar en dag een vaste kostenvergoeding van 4 gulden (1,82 euro) per dag aan werknemers. Deze – vooraf niet gespecificeerde – vergoeding was gerelateerd aan de CAO-vergoeding. In de CAO was een standaardvergoeding opgenomen van 0,82 euro voor werkkleding, 0,50 euro voor laarzen en 0,50 euro voor gereedschap. Met het oog op de toekomst had het bedrijf met de inspecteur een afspraak gemaakt over een kostentoets. Veertien door de inspecteur uitgekozen werknemers hielden de kosten bij en moesten de bonnen bewaren.

Omdat een aantal werknemers zich niet aan de afspraak had gehouden (geen bonnen bewaard) kwam de inspecteur tot de conclusie dat de vaste onkostenvergoeding te hoog was. Daarom legde hij het bedrijf een naheffingsaanslag loonbelasting op met boete. Het bedrijf meende, dat een deel van de vergoeding kon worden aangemerkt als koffiegeld.

Uiteindelijk oordeelde de rechter, dat dit niet kon. Voor een eenmaal vastgestelde vooraf gespecificeerde vaste onkostenvergoeding mag een werkgever niet achteraf andere kosten opvoeren. Anders gezegd: koffiegeld kan niet dienen ter onderbouwing van kosten van werkkleding, laarzen en gereedschap. De uitkomst was anders geweest als het bedrijf het koffiegeld dus vooraf had opgenomen als onderdeel van de onkostenvergoeding.

Stem de onkostenvergoeding voor uw personeel goed af

Het is raadzaam om de vaste onkostenvergoeding vooraf met de belastingdienst af te stemmen. Ga na of u alle kosten in de specificatie heeft opgenomen. De CAO kan daarbij een goed uitgangspunt zijn, maar u moet de werkelijke kosten kunnen aantonen.