Werkkostenregeling toepassen in 2012?

Vanaf 1 januari 2011 kunt u al gebruik maken van de werkkostenregeling. Deze regeling is bedoeld als een administratieve lastenverlichting en kan soms ook fiscaal een voordeel opleveren. Als gevolg van deze regeling zijn talrijke regelingen –zoals we die tot 1 januari 2011 kenden - komen te vervallen. Inhoudingsplichtigen kunnen tot 2014 nog gebruik maken van de oude regels die zien op vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de specifieke regels voor kerstpakketten of bedrijfsfitness.

Werkkostenregeling in het kort

Wanneer u de werkkostenregeling toepast, heeft een inhoudingsplichtige een belastingvrije ruimte van 1,4 procent van zijn totale loonsom waarbinnen hij/zij zijn/haar personeel toch bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kan bieden, zoals een kerstpakket. Komt u boven dat bedrag uit, dan moet u over het meerdere een eindheffing betalen van 80 procent. Ook deze regeling kent de nodige vrijstellingen en lagere waarderingen, waardoor de op het eerste gezicht eenvoudige regeling toch complex kan zijn. Een uitvoerige beschrijving van de regeling treft u in onze leaflet over de werkkostenregeling aan.

Overgangsregeling

U mag de huidige regels nog tot 2014 blijven toepassen. Wanneer u gebruik gaat maken van de nieuwe regeling, hoeft u dat niet kenbaar te maken bij de Belastingdienst. Uw keuze moet vanaf het begin van het jaar blijken uit uw administratie en geldt ook voor het gehele jaar. U kunt dan ook niet met terugwerkende kracht alsnog voor 2011 al de werkkostenregeling gaan toepassen.

U heeft dus nog even de tijd om de arbeidsvoorwaarden, arbeidscontracten en uw loonadministratie ‘werkkostenproof’ te maken.

Maar de tijd vliegt en wacht dus niet te lang. Zeker niet indien u nog arbeidsvoorwaarden moet aanpassen. Wellicht heeft u de goedkeuring van de OR nodig. Daarnaast kunt u met een afbouwregeling en/of tijdige communicatie naar uw personeel weerstand op een mogelijke versobering of aanpassing van het arbeidsvoorwaardenpakket voorkomen.

Vaste kostenvergoedingen

Eind vorig jaar heeft de staatssecretaris de werkkostenregeling – voor wat betreft het verstrekken van vaste kostenvergoedingen – door middel van een besluit verruimd. Door deze verruiming wordt het mogelijk om voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten onder voorwaarden een vaste kostenvergoeding te verstrekken. Meer informatie over de begrippen ‘gerichte vrijstelling’ en ‘intermediaire kosten’ vindt u in ons leaflet.

Maakt u gebruik van vaste kostenvergoedingen, dan is het dus interessant om de huidige vaste kostenvergoeding op te splitsen in een kostenvergoeding voor gerichte vrijstellingen en/of intermediaire kosten. U voorkomt hiermee dat de vrije ruimte van 1,4 procent door vaste kostenvergoedingen wordt gevuld.

Om gebruik te kunnen maken van deze mogelijkheid moet wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Deze voorwaarden zijn zwaarder dan de tot 2011 geldende voorwaarden om een vaste kostenvergoeding aan een werknemer te verstrekken!

Zo moet u als werkgever:

• het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken;
• de intermediaire kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang specificeren;
• de vaste vergoeding naar het bedrag aan intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en overige posten specificeren;
• de vergoeding met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten (vooraf!) onderbouwen en dit herhalen als de inspecteur dat vraagt.

Een aanvullende vergoeding van de werkgever aan de werknemer is daarbij alleen mogelijk, als de werkgever aannemelijk kan maken dat de werkelijke uitgaven hoger zijn dan het bedrag aan vaste vergoeding.

Voorbeeld:
Uit een kostenonderzoek van een verkooporganisatie volgt dat haar buitendienstwerknemers de volgende kosten (per persoon en per periode) maken:

De werkgever kan met deze gegevens een vaste vergoeding geven die hij tot een bedrag van 49 euro per periode moet specificeren. Wil de werkgever meer dan 49 euro per periode vergoeden, dan moet de werkgever kiezen of dit meerdere als loon bij de werknemer wordt aangemerkt, of als eindheffingsloon wordt aangemerkt. In dat laatste geval komt het meerdere ten laste van de beschikbare vrije ruimte van 1,4 procent. Dat betekent dus dat de werkgever voor de vergoeding van de kosten van schrijfwaren en printerpapier zal moeten kiezen om die post onder de werkkostenregeling te laten vallen, dan wel als normaal loon te laten aanmerken.